Umgang mit dem Nachweisgesetz – Auswirkungen auf die betriebliche Vorsorge (betriebliche Altersversorgung | betriebliche Krankenversicherung | Zeitwertkonten)
Änderungen im Nachweisgesetz zum 1. August 2022
Seit dem 1. August 2022 gilt das Nachweisgesetz in seiner neuen Fassung. Es beruht auf der Umsetzung der EU-Richtlinie 2019/1152 über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen in deutsches Recht.
Bereits bisher waren Arbeitgeber verpflichtet, ihren Arbeitnehmern die wesentlichen Vertragsbedingungen des abgeschlossenen Arbeitsverhältnisses schriftlich – d. h. eigenhändig vom Arbeitgeber unterzeichnet – mitzuteilen. Zwar sieht die EU-Richtlinie selbst die Möglichkeit des Nachweises auch in elektronischer Form vor. Diesen Schritt in Richtung Digitalisierung ist der deutsche Gesetzgeber nicht mitgegangen.
Für neue Arbeitsverhältnisse ab dem 1. August 2022 gelten nun folgende Neuregelungen:
Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts
Im Hinblick auf die betriebliche Altersversorgung (bAV) ist die Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts schriftlich nachzuweisen (§ 2 Abs. 1 Satz 2 Nr. 7 NachwG). Nach dem Wortlaut ist auch über die Art der Auszahlung zu informieren, d. h. über den Inhalt der erteilten Versorgungszusage. Dies umfasst z. B. mögliche Leistungsfälle, die Höhe der Leistung und die Leistungsart Rente oder Kapital.
Verkürzt wurden die Mitteilungsfristen; der schriftliche Nachweis muss nun spätestens zum Arbeitsbeginn vorliegen.
Entgeltumwandlung und Arbeitgeberzuschuss
Für die Entgeltumwandlung hat das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) in seinem Schreiben vom 7. Juli 2022 an die aba mitgeteilt, dass das Nachweisgesetz „auf Betriebsrenten in der speziellen Form der Entgeltumwandlung nicht anwendbar“ sei. Auch wenn dies rechtlich nicht unangreifbar ist, folgen wir der Argumentation, dass der Arbeitgeber über das Arbeitsentgelt informieren muss, nicht aber darüber, wofür das Arbeitsentgelt von den Beschäftigten im nächsten Schritt verwendet wird. Das BMAS hat damit eine pragmatische Auffassung, die zum Abbau von Bürokratie im Massengeschäft der bAV über Entgeltumwandlung führt.
Ein vom Arbeitgeber gewährter gesetzlicher oder freiwilliger Zuschuss zur Entgeltumwandlung ist aufgrund der sofortigen gesetzlichen bzw. sofortigen vertraglichen Unverfallbarkeit eng mit der Entgeltumwandlung verbunden. Die Unverfallbarkeitsfristen der Entgeltumwandlung und des Arbeitgeberzuschusses sind somit identisch. Auch wenn das BMAS-Schreiben die Arbeitgeberzuschüsse nicht ausdrücklich anspricht, verstehen wir die Aussagen so, dass für die vom Arbeitgeber gewährten Zuschüsse (gesetzlich oder freiwillig) ebenfalls kein Nachweis erforderlich ist.
Arbeitgeberfinanzierte bAV
Im Rahmen der arbeitgeberfinanzierten bAV hat der Arbeitgeber für den schriftlichen Nachweis zu sorgen. Das Schreiben des BMAS greift hier nicht.
Empfehlung zu einer Versorgungsordnung (VO) bzw. Betriebsvereinbarung (BV)
Bei arbeitgeberfinanzierter Versorgung ist die Implementierung einer VO bzw. in Betrieben mit einem Betriebsrat der Abschluss einer BV erforderlich, wenn nicht eine einzelvertragliche Regelung vorliegt.
Die Empfehlung, eine VO/BV abzuschließen, gilt wie schon in der Vergangenheit kommuniziert, gleichermaßen auch für Entgeltumwandlung und Matchingsysteme.
Folgende Gründe sprechen für den Abschluss einer VO/BV:
+ Transparente Rechtsgrundlage der Versorgung im Unternehmen
+ Rechtliche Sicherheit für Arbeitgeber- und Arbeitnehmerseite
+ Minimierung von Risiken durch Informationspflichten beim Arbeitgeber
+ Möglichkeit späterer Änderungen der VO/BV durch ablösende VO/BV
Der schriftliche Nachweis kann am einfachsten durch eine VO erfolgen, die zum Bestandteil des Arbeitsvertrags wird (Hinweis im Arbeitsvertrag plus Beifügung der VO als Anlage). Bei kollektivrechtlichen Regelungen, im Einzelnen bei Tarifverträgen, Dienstvereinbarungen und Betriebsvereinbarungen, erlaubt das Nachweisgesetz die Erleichterung durch einen Hinweis auf das Regelungswerk im Arbeitsvertrag ohne Beifügung als Anlage.
TPC-Portal
Für Kunden im TPC-Portal ist bei arbeitgeberfinanzierter Versorgung der schriftliche Nachweis, wie oben dargestellt, durch die VO/BV zwingend erforderlich. Bei Entgeltumwandlung über das TPC-Portal ist eine eigenhändig unterzeichnete Entgeltumwandlungsvereinbarung gemäß dem Schreiben des BMAS nicht notwendig. Wir empfehlen auch in diesen Fällen den Abschluss einer VO/BV.
Kunden ohne Portallösung
Für Kunden, die das TPC-Portal nicht nutzen und die bisher die von TPC erstellten Entgeltumwandlungsvereinbarungen eigenhändig unterzeichnet haben, kann der bisherige, bewährte Workflow selbstverständlich beibehalten werden. Werden andere Entgeltumwandlungsvereinbarungen verwendet, ist darauf zu achten, dass darin ein Hinweis auf die Versorgungszusage enthalten ist, damit auch über die Art der Auszahlung schriftlich informiert wird.
Mitteilungspflicht bei Durchführung der bAV über Unterstützungskasse
Wird die bAV über eine Unterstützungskasse durchgeführt, so ist der Arbeitgeber verpflichtet, den Arbeitnehmern Name und Anschrift der Unterstützungskasse in Schriftform mitzuteilen.
Nachweispflichten in Bestandsfällen
Bei bereits vor dem 1. August 2022 bestehenden Arbeitsverhältnissen müssen die Arbeitgeber nur auf Verlangen des Arbeitnehmers einen schriftlichen Nachweis erbringen. Dies hat innerhalb von 7 Tagen nach der Aufforderung durch den Arbeitnehmer zu geschehen. Die Mitteilungspflichten zur Unterstützungskasse können hingegen innerhalb eines Monats nach der Aufforderung erfüllt werden.
Sanktionierung von Verstößen
Verstöße gegen das Nachweisgesetz waren bisher folgenlos. Bei Nichteinhaltung der Nachweispflichten können jedoch abVerstöße gegen das Nachweisgesetz waren bisher folgenlos. Bei Nichteinhaltung der Nachweispflichten können jedoch ab sofort Bußgelder verhängt werden, maximal bis zu 2.000 EUR pro Verstoß. Offen ist noch, wie die Behörden Verstöße konkret nachverfolgen und ggf. sanktionieren werden und welche Behörde zuständig sein soll. Möglicherweise wird dies eine Behörde sein, die dem BMAS unterstellt ist und deshalb die Auffassung des BMAS berücksichtigen wird.
Geltung für betriebliche Krankenversicherung (bKV) und Zeitwertkonten (ZWK)
Die Nachweispflichten für die bAV gelten nach unserer Auffassung für die bKV und für ZWK entsprechend. Auch hierbei handelt es sich um Entgeltbestandteile, die unter § 2 Abs. 1 Satz 3 Nr. 7 NachwG fallen. Für die arbeitgeberfinanzierten Systeme ist somit wie bei der arbeitgeberfinanzierten bAV zu verfahren. Bei vom Arbeitnehmer finanzierter bKV oder Einbringung von Entgelt in das ZWK lässt sich u. E. die Argumentation des BMAS als „Verwendung von Arbeitsentgelt“ übertragen.
Fazit
Bei der Umsetzung der EU-Richtlinie wurde vom Gesetzgeber die Möglichkeit des elektronischen Nachweises nicht genutzt. Damit verbleibt es wie bisher beim Nachweis der bAV für die Arbeitgeber durch schriftliche Mitteilung mit eigenhändiger Unterschrift. Am einfachsten kann die Nachweispflicht erfüllt werden, wenn bereits im Arbeitsvertrag die notwendigen Angaben (bei VO als Bestandteil des Arbeitsvertrags mit entsprechender Anlage bzw. durch Verweis auf den Tarifvertrag, die Dienstvereinbarung oder die Betriebsvereinbarung) enthalten sind. Bei der Entgeltumwandlung folgen wir der pragmatischen Meinung des BMAS, dass eine Nachweispflicht nicht besteht. Dies gilt u. E. auch für die Arbeitgeberzuschüsse zur Entgeltumwandlung, soweit sie sofort (gesetzlich oder vertraglich) unverfallbar sind.
Unser Service
Ihre bekannten Ansprechpartner oder die Kolleginnen und Kollegen aus unserem Sales-Support unter der Rufnummer 06222 308-8212 stehen bei Fragen zum neuen Nachweisgesetz gerne unterstützend zur Seite.